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Facility Management – Modewort oder zwingende Notwendigkeit?

In vielen Unternehmen wird immer häufiger der Begriff "Facility Management" verwendet, ohne eine klare Begriffsdefinition zu haben. Verschiedene nationale und internationale Verbände bemühen sich hierbei um eine einheitliche und allgemein verständliche Definition.

z. B. Definition GEFMA:

"Facility Management ist Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört."

Dieser Artikel soll nicht eine zusätzliche Definition für Facility Management liefern, sondern Anregungen geben, welchen Nutzen ein Unternehmen durch Facility Management erzielen kann.

Nehmen Sie z. B. die Gebäudekosten:

Sie setzen sich vereinfacht aus den Baukosten und den Unterhaltskosten (Betriebskosten) über die Lebensdauer einer Immobilie zusammen. Hierbei entsteht bei einer 50-jährigen Nutzungsdauer ein Verhältnis von:

Baukosten ca. 10%
Unterhaltskosten ca. 90%

Das Verhältnis unterstreicht die Notwendigkeit, die Unterhaltskosten genauer zu betrachten.

Die Unterhaltskosten für die Gebäude belasten die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmen. Diese Unterhaltskosten (auch Sekundärkosten genannt) fließen in die Betriebsabrechungsbögen (BAB) ein und belasten die Produkte und Dienstleistungen durch den ermittelten Gemeinkostenzuschlag. Der Gemeinkostenzuschlag beträgt je nach Unternehmen zwischen 20% - 30% und beeinflusst direkt die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen, wobei die meisten Unternehmen nicht in der Lage sind, konkrete Kosten für den Betrieb ihrer Gebäude inklusive der technischen Anlage und der Büroausstattung zu nennen. Schon die Grundlagen für die Betriebskosten sind in den Unternehmen nicht vorhanden.

Warum Facility Management?

Der Betrieb von Gebäude erfolgt durch mehrere interne Abteilungen teils als Nebentätigkeit zu den betrieblichen Aufgaben (Kerngeschäft), teils als Hauptaufgabe (Bau- oder Verwaltungsabteilung). Während die Produktionsabläufe (Kernprozesse) in den letzten Jahren immer wieder optimiert wurden, betrachtete man die Gebäude und deren Unterhalt als "notwendiges Übel" für die Erstellung von Produkten und Dienstleistungen. Ein Umdenken in der Gebäude-Bewirtschaftung ist zwingend erforderlich durch:

Hier setzt Facility Management als strategische und ganzheitliche Dienstleistung an mit den folgenden Aufgabenstellungen:

bezogen auf die Flächen-, kaufmännische und technische Bewirtschaftung.

Die ganzheitliche Bewirtschaftung einer Immobilie macht nicht nur die Kosten transparent und hilft damit auf direktem Weg Kosten einzusparen, sondern versetzt die Mitarbeiter in die Lage sich ganz auf ihre Tätigkeit zu konzentrieren und nicht zusätzlich technische und organisatorische Mängel am Arbeitsplatz beseitigen zu müssen. Dies ist eine Aufgabe von Facility Management.

Facility Management für ein Neubauprojekt:

Facility Management betrachtet das Gebäude beginnend von der Planung über die Ausführung, dem Betreiben und Änderung der Nutzung bis zum Abriss, also über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Im Gegensatz zur konventionellen Planung von Gebäuden, bei der unter der Maßgabe eine festgelegte Investitionssumme nicht zu überschreiten ein Bauvorhaben abgewickelt wird, beginnt Facility Management schon in der Planungsphase die Unterhaltskosten zu optimieren. Dies erreicht Facility Management, indem es zum frühestmöglichen Zeitpunkt entscheidende Faktoren der Unterhaltskosten aufzeigt.
Begleitet Facility Management ein Neubauprojekt von der Planung an, ist es in der Lage, die Betriebskosten zu senken und sie als kalkulierbare Größe zu sichern. Mit dieser Unterstützung entscheidet sich der Bauherr nicht nur auf Grundlage von Investitionskosten, sondern mit dem Fokus auf die Unterhaltskosten. Entscheidend hierbei ist nicht die Optimierung einzelner Faktoren, sondern die Optimierung aller Leistungen zur Nutzung einer Immobilie.

Facility Management für bestehende Gebäude:

Facility Management bietet nicht nur für Neubauprojekte Einsparungspotentiale, sondern auch für bestehende Gebäude. Der Fokus richtet sich hierbei auf die Energieoptimierung, Kostentransparenz, Betriebsabläufe und die Aufbauorganisation, da bauliche oder haustechnische Optimierungen in der Regel nur mit sehr hohen Kosten zu realisieren sind. Viele Unternehmen beschäftigen sich intensiv mit der Optimierung der Energie- und den Telefonkosten. Eine untergeordnete Rolle spielen dabei Bewirtschaftungs-Optimierungen durch:

Nehmen Sie als Beispiel die Komplexität einer Neueinstellung eines Mitarbeiters. Wie viele Formulare dabei ausgefüllt und wie viele verschiedene Abteilungen daran beteiligt sind, ist oftmals im Unternehmen nicht bekannt. Auch sind Informationen über den Mitarbeiter (Name, Nachname) in jeder Abteilung mehrfach und in verschiedenen Formen (Excel-Liste, Papierformular, Telefonanlage, Telefonverzeichnis, Zutrittskontrolle, Access-Datenbank, Personalsystem) vorhanden. Bei Namensänderungen oder Umzügen müssten eigentlich alle Listen aktualisiert werden, damit die verschiedenen Abteilungen den gleichen Informationstand für ihre Tätigkeiten besitzen.

Durch eine Optimierung der Betriebsabläufe und der Datenhaltung sind Einsparungspotentiale von ca. 10 Prozent zu erzielen.

EDV-Systeme für Facility Management:

Unterstützung für Facility Management bieten Softwarehersteller in Form von CAFM Systemen (Computer Aided Facility Management). Aktuelle Marktbeobachtungen weisen ca. 70 EDV Systeme unter dem Begriff Facility Management auf, wobei nur wenige den ganzheitlichen Ansatz von Facility Management erfüllen. Oft sind die genannten Einsparungspotentiale von bis zu 30 Prozent nicht oder nur selten zu erreichen. Die Entwicklung der CAFM Systeme geht weg von "CAD-lastigen" Systemen, die nur mit speziellen Kenntnissen zu bedienen sind, zu Datenbank-orientierten Systemen mit einfacher Bedienung. Die Datenbank-orientierten Systeme haben eine zentrale Datenhaltung und stellen für die verschiedenen Tätigkeiten die benötigten Daten zur Verfügung. Gute CAFM Systeme bieten die folgenden Vorteile:

Für die Auswahl eines CAFM Systems ist ein Pflichtenheft, das die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abbilden und detaillierte Kenntnisse der CAFM Systeme, zwingend erforderlich.

Outsourcing:

In Verbindung mit Facility Management fällt immer wieder der Bergriff Outsourcing. Vor der Vergabe an externe Dienstleister sind die Leistungen aber zu kategorisieren. Danach ist zu entscheiden, ob sie als Fremdleistung eingekauft werden.
Entscheidend für die Auswahl eines externen Dienstleister ist nicht nur eine genaue Ausschreibung und der Outsourcing-Vertrag, sondern auch eine "Null-Fehler-Einstellung" und die Bereitschaft, die vereinbarten Leistungen kundenorientiert zu erbringen. Outsourcing bietet Vorteile durch Konzentration auf das Kerngeschäft, flexible Kapazitätsanpassung, Kostensenkung und Know-how Transfer. Nachteile von Outsourcing ergeben sich durch Abhängigkeit, mangelnde Einflussnahme, Koordinationsprobleme und Kompetenzverlust.

Beratungsleistungen für Facility Management:

Immer mehr Beratungsunternehmen für Facility Management befinden sich auf dem Markt. Auswahlkriterien für Unternehmen, die Beratungsleistungen im Facility Management anbieten, sollten sein:

Neutralität
Fachkompetenz in Haustechnik, Kommunikationstechnik, Informatik, Betriebswirtschaft, Organisation der Betriebsabläufe
Analyse, Pflichtenheft Facility Management Systeme
Ausschreibung von Facility Management Leistungen
Mitarbeiterkapazitäten und Referenzen

Die konsequente Anwendung von Facility Management senkt die Unterhaltskosten und erhält den Immobilienwert.