Wie Dokumentationsmängel entstehen und wie man sie aufdeckt
#engineering #facility
An Praxisbeispielen für Nachlässigkeiten bei der Dokumentation von Immobilien mangelt es nicht. So stellten wir an einem Einkaufszentrum mit rund 45.000 Quadratmetern Verkaufs- und 25.000 Quadratmetern Bürofläche fest, dass Nachweise für bauordnungsrechtlich vorgeschriebene Wiederholungsprüfungen der sicherheitsrelevanten Anlagen nicht vorlagen – diese hätten zum Zeitpunkt unserer Due-Diligence-Prüfung sage und schreibe drei Mal durchgeführt werden müssen. Auf solche und andere Mängel, die im schlimmsten Fall zum Entzug einer Betriebserlaubnis oder gar zu Verletzungen oder Schäden führen können, treffen wir immer häufiger. Natürlich könnten wir auch viele positive Beispiele nennen, doch eines ist auffällig: Vor allem durch Prüfsachverständige festgestellte Mängel, werden oftmals nur schleppend oder bis zur nächsten Wiederholungsprüfung gar nicht abgestellt.
Ein weiterer Fall hat dazu geführt, dass der Kaufpreis einer Immobilie rückwirkend erheblich reduziert werden musste. Beim Kauf wurde vom Verkäufer zugesichert, dass alle Brandschutzklappen geprüft und ordnungsgemäß eingebaut sind. Anhand der Dokumentation und der Bestandsaufnahme im Auftrag des Käufers, nachdem er den Kaufvertrag unterschrieben hatte - haben wir feststellen müssen, das über 600 Brandschutzklappen nicht ordnungsgemäß eingebaut waren bzw. Defekte aufwiesen. Das Beispiel zeigt, wie wichtig technische Due Dilligence Prüfungen auch für Eigentümer:innen und Verkäufer:innen sind.
Ein Mix aus Versäumnissen
Nun geschehen solche Versäumnisse nicht ohne Grund. Bei Neubauten liegt das vor allem daran, dass Dokumentationserfordernisse in den Projekten nicht frühzeitig und detailliert genug dargestellt und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig zugeordnet werden. Auch Änderungen des Gebäudes während und nach der Baugenehmigung sowie durch z.B. Mieteranforderungen werden nachlässig in die Dokumentation aufgenommen.
Bei Gebäuden im Bestand ist die Situation diffuser. Hier liegen mögliche Gründe darin, dass die Betreiber ihre Verantwortlichkeiten nicht richtig kennen, aus wirtschaftlichen Gründen vernachlässigen – oder schlicht und einfach die Hoffnung haben, „dass es schon gutgehen wird“. Auch das Auffinden der Dokumentation ist ein zum Teil ein schwieriges Unterfangen. Dass das alles aber auch einen rechtlichen Aspekt nach sich ziehen kann, liegt auf der Hand. Dabei zu nennen sind z. B. das Verkehrssicherungspflicht – inklusive Brandschutz – und das Arbeitsschutzgesetz.
Rainer Stiller
Geschäftsführer
big. engineering services
Sönke Reinhard
Experte für Technische Due-Diligence-Prüfungen
big. engineering services
Stärken und Schwächen einer Immobilie umfassend ermitteln
Die entscheidende Frage: Was sollten potenzielle Käufer:innen aber auch Eigentümer:innen und Verkäufer:innen angesichts solcher verborgenen Risiken tun? Eine fundierte technische Zustandsbewertung ist die einzige Möglichkeit, im Vorfeld möglichst alle Risiken zu erkennen, in die Preisverhandlungen mit einfließen zu lassen und – falls erforderlich – etwaige Mängel rechtzeitig anzuzeigen. Hierbei geht es im Großen und Ganzen um Schwachstellen bei der Betriebssicherheit und dem Energieverbrauch, aber auch um die Budgetierung von Wartung und Instandhaltung sowie die Wertermittlung der Immobilie im Rahmen einer Transaktion.
Der Umfang wird im Vorfeld exakt festgelegt – inklusiven Zeitplänen, Einbindung von Fachleuten, Checklisten und definierten Ergebnisberichten. Dazu kommt eine Durchführung der Objektanalyse vor Ort, um nur einige der wesentlichen Schritte zu nennen. Auch in Bezug auf die Dokumentation sieht die technische Due Diligence – wie wir von den big. engineering services sie verstehen – zahlreiche Schritte vor. Wir fassen sie unter dem Stichwort „Datenraumprüfung“ zusammen. Hierzu gehören die Spezifizierung der erforderlichen Unterlagen sowie deren Sichtung und etwaige Nachforderung fehlender Unterlagen. Prüffaktoren sind unter anderem „Vorhandensein“, „Aktualität“, „Vollständigkeit“ – und natürlich erfolgt eine inhaltliche Überprüfung.
Preisverhandlungen antizipieren, Risiken minimieren
Je nach Projekt und Anforderungen des Auftraggebers drehen wir zusätzlich an einigen Stellschrauben. So lassen sich beispielsweise bei der Überprüfung der Dokumentation Umfang, Dichte, Detailtiefe und Gewichtung festlegen. Maßgeblich sind hier die Zielsetzung und die Interessenlage des Auftraggebers. Dies ist insofern wichtig, als wir eine monetäre Bewertung der fehlenden Unterlagen vornehmen. Am Ende steht eine Erläuterung der Prüfergebnisse mit Bewertung der resultierenden Risiken für den potenziellen Käufer:innen. Bei Bedarf unterstützen wir den weiteren Transaktionsprozess auf fachlicher Seite und bei der Suche nach Lösungen rund um die Aufschiebung oder die Beseitigung festgestellter Mängel.
Kurzum: Die technische Due Diligence leistet einen optimalen Beitrag zu einer nachhaltig erfolgreichen Investition – ohne Überraschungen.
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